一旦溝通不良,你的工作績效就會差

In 工作的方法

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老闆說:「如果你沒有問題,就代表你有很大的問題,因為你連問題在哪裡都不知道!」

現在,我正在經歷人生的第三份工作,出社會的第三個年頭,新工作即將滿三個月。自從接下這份工作之後,其實我和行銷的基本功就愈來愈遠了。以前做很多執行的工作,無論是做公關時整天與記者交關,或是做產品時規劃文案與美術,以前那些事,現在想起來覺得它們好簡單-大腦想什麼,就動手做什麼。

但現在卻截然不同-大腦想什麼,就要透過別人的手來完成。

這幾個月中我常常出包,出的包不是事情不會做或做的不夠好,而是我無法很明確地告訴別人我想做什麼,而導致對方做出來的東西不是我要的,對方無奈,而我也更灰心。例如,我認為一份產品企劃可能需要從產品定位、消費者利益這種核心價值去做延伸,這些東西先確定了之後,才會有明確的功能、外觀構想。這是我認為別人本來就應該知道的「行業知識」,於是在分配事情的時候,就很簡單地交辦對方要協助完成這份產品企劃,細節就沒有花時間去多說,就連企劃書需要什麼章節也沒有提,想說「他應該知道吧!」。

於是對方就很認真的去做了,結果成品出來,可能少了產品定位這種很核心的探討,反而是產品的功能先出來了,這個時候如果再跟他修正產品定位,那麼勢必會影響到功能上的設定,可能會有所刪減,就代表對方做白工了,之前花的思考時間都白費了,這會很嚴重影響團隊士氣,因為這種情況發生久了,慢慢團隊會瀰漫著一種「做這些事情不知道意義在哪裡」的意識。

我一開始因為沒經驗,對每個人的背景、程度也沒有很深入的了解,因此在「分派任務」上只有做到「分派」的部分,連「溝通」都沒有好好做,我甚至還不確定對方到底聽懂了沒有,就結束了會議,因為我以為對方聽懂了。這對團隊運作來說很致命。

事後發現問題後,我覺得我們應該要不吝花時間,好好地想對方到底該做什麼?該做到什麼程度?最簡單的方式,就是把對方需要做的事項一一列出,攤開來和對方討論。雖然這很耗費時間,但對於剛成立的團隊、尚未建立合作默契的彼此來說,這是降低溝通不良風險的好方法。透過不厭其煩地事前溝通、中途確認、事後追蹤以及給予回饋,讓彼此更能夠了解彼此對於工作上的認知,發現差異的部份,

此外,倡導「要多問問題」的開放文化,也很重要,這方面並不是要團隊組長在討論會議上,單向地一直問別人「有沒有問題?」,而是必須要團隊明確認知到:如果事前不問清楚,這件事就很有可能會做白工,有很像以前老師在課堂上都會說:「期末考這個部分必考,而且佔很多分,如果聽不懂的話麻煩現在舉手,因為接下我沒有時間再講一次了!」。

當面對客戶要委託工作的時候,更要勇於問清楚,寧可被客戶覺得煩,寧可顯得自己很愚笨,也不要讓團隊陷入做白工的風險之中。

photo credit: katiew via photopin cc

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2 Comments

  1. 我要說的是, 每個人在行的地方不一樣!
    你願意與大家溝通,重點是大家願不願意溝通
    願不願意提問題?
    希望你有個願意提問且願意溝通的新環境!
    我在目前的環境真的有很大的感慨!
    我想你還是知道我是誰~~你的舊同事 ~ 噓 ~!!

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